समझिए
1. अभ्यास डेटा
pivot-practice.xlsx → Table tblSales (16 रो, अप्रैल–जून 2026):
| Date | Region | Category | Product | Salesperson | Qty | Amount |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 05-04-2026 | North | Electronics | Laptop | Amit | 2 | 110000 |
| 08-04-2026 | South | Electronics | Mobile | Neha | 5 | 90000 |
| 12-04-2026 | West | Furniture | Chair | Ravi | 10 | 45000 |
| … | … | … | … | … | … | … |
Amount का ग्रैंड टोटल = 10,70,000।
2. पिवट बनाएँ
टेबल के अंदर क्लिक करें → Insert → PivotTable → From Table/Range → New Worksheet → OK। स्रोत = tblSales, इसलिए refresh पर नई रो शामिल हो जाती हैं।
3. चार बॉक्स
इन्हें एक वाक्य समझें: "मुझे [Values] दिखाओ, [Rows] और [Columns] के हिसाब से, सिर्फ़ [Filters] के लिए।"
| बॉक्स | क्या करता है | उदाहरण |
|---|---|---|
| Rows | हर अलग आइटम की एक रो | Region → North, South, West |
| Columns | हर अलग आइटम का एक कॉलम | Category → Electronics, Furniture |
| Values | नंबर, सारांश के साथ | Sum of Amount |
| Filters | पूरे पिवट को सीमित करता है | Salesperson = Amit |
Region को Rows में, Category को Columns में, Amount को Values में खींचें:
| Sum of Amount | Electronics | Furniture | Grand Total |
|---|---|---|---|
| North | 4,19,000 | 90,000 | 5,09,000 |
| South | 1,99,000 | 60,000 | 2,59,000 |
| West | 1,82,000 | 1,20,000 | 3,02,000 |
| Grand Total | 8,00,000 | 2,70,000 | 10,70,000 |
Region और Category को खींचकर अदला-बदली करें — नंबर वही, नज़रिया अलग। यही "पिवट" है।
4. Values में टेक्स्ट फ़ील्ड = Count
Product को Values में डालें तो Count of Product (रो की संख्या) मिलता है: North 6, South 5, West 5। नंबर डिफ़ॉल्ट में Sum होते हैं; अगर नंबर कॉलम में खाली या टेक्स्ट हो तो Excel Count पर जा सकता है — लेबल जाँचें।
5. Nesting
Rows में पहले Region फिर Product डालें → हर रीजन के अंदर प्रोडक्ट की रो, subtotal के साथ। बॉक्स में क्रम = nesting का क्रम।
6. इसे रिपोर्ट जैसा बनाएँ
PivotTable Design टैब:
- Report Layout → Show in Tabular Form — हर फ़ील्ड अपने कॉलम में।
- Report Layout → Repeat All Item Labels — खाली नहीं, कॉपी-पेस्ट के लिए आसान।
- ज़रूरत न हो तो Subtotals → Do Not Show Subtotals।
- नंबर फ़ॉर्मेट: वैल्यू पर राइट-क्लिक → Number Format (Format Cells नहीं — वह refresh पर खो जाता है)।
- "Sum of Amount" का नाम हेडर पर टाइप करके बदलें (जैसे "Sales ")।
7. Refresh
पिवट अपने आप अपडेट नहीं होते। राइट-क्लिक → Refresh या Alt + F5; Data → Refresh All (Ctrl + Alt + F5) हर पिवट और query अपडेट करता है। दूसरों के खोलने वाली रिपोर्ट के लिए PivotTable Options → Data → Refresh data when opening the file।
आम गलतियाँ
Table की जगह फ़िक्स रेंज (A1:G16) से बनाना — नई रो छूट जाती हैं। Format Cells से फ़ॉर्मेटिंग (refresh पर खो जाती है)। डेटा बदलने के बाद refresh भूलना।