Bulk PDF export loop

समझिए

1. एक लाइन: शीट से PDF

Worksheets("Invoice").ExportAsFixedFormat _
    Type:=xlTypePDF, _
    Filename:=ThisWorkbook.Path & Application.PathSeparator & "Invoice.pdf", _
    Quality:=xlQualityStandard, _
    IgnorePrintAreas:=False, _
    OpenAfterPublish:=False

PDF शीट की Page Layout सेटिंग मानती है: प्रिंट एरिया, ओरिएंटेशन, मार्जिन, Fit to 1 page wide। टेम्पलेट पर इन्हें एक बार सेट करें, और हर PDF सही दिखेगी।

2. आसान लूप: हर शीट अपनी अलग PDF

Sub ExportEverySheet()
    Dim sh As Worksheet, folder As String
    folder = ThisWorkbook.Path & Application.PathSeparator
    For Each sh In ThisWorkbook.Worksheets
        If sh.Visible = xlSheetVisible Then
            sh.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
                Filename:=folder & sh.Name & ".pdf"
        End If
    Next sh
End Sub

3. असली काम: टेम्पलेट से हर ग्राहक की एक PDF

शीट "Customers" (लिस्ट):

	A	B	C
1	CustomerID	Name	Email
2	C001	Rahul Sharma	rahul@example.com
3	C002	Neha Gupta	neha@example.com

शीट "Statement" (टेम्पलेट): सेल B3 में CustomerID है। बाकी सब — नाम, पता, इनवॉइस की लिस्ट, टोटल — B3 के आधार पर XLOOKUP/SUMIFS/FILTER फ़ॉर्मूलों से आता है। B3 बदलें, पूरा स्टेटमेंट बदल जाता है।

मैक्रो बस B3 बदलता है, गणना करवाता है, और एक्सपोर्ट करता है — बार-बार।

Option Explicit

Sub ExportStatements()
    Dim wsList As Worksheet, wsTpl As Worksheet
    Dim lastRow As Long, i As Long, count As Long
    Dim folder As String, custID As String, custName As String
    Dim calcMode As XlCalculation

    On Error GoTo ErrHandler
    Set wsList = ThisWorkbook.Worksheets("Customers")
    Set wsTpl = ThisWorkbook.Worksheets("Statement")
    lastRow = wsList.Cells(wsList.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row

    folder = ThisWorkbook.Path & Application.PathSeparator & "PDF_" & Format(Date, "yyyy-mm")
    If Dir(folder, vbDirectory) = "" Then MkDir folder

    calcMode = Application.Calculation
    Application.ScreenUpdating = False

    For i = 2 To lastRow
        custID = Trim(CStr(wsList.Cells(i, "A").Value))
        custName = Trim(CStr(wsList.Cells(i, "B").Value))
        If Len(custID) > 0 Then
            wsTpl.Range("B3").Value = custID
            Application.Calculate                    ' make sure formulas update

            wsTpl.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
                Filename:=folder & Application.PathSeparator & custID & "_" & custName & ".pdf", _
                Quality:=xlQualityStandard, IgnorePrintAreas:=False
            count = count + 1
        End If
    Next i

    MsgBox count & " PDFs saved in:" & vbCrLf & folder, vbInformation

CleanExit:
    Application.Calculation = calcMode
    Application.ScreenUpdating = True
    Exit Sub

ErrHandler:
    MsgBox "Stopped at row " & i & ": " & Err.Description, vbExclamation
    Resume CleanExit
End Sub

C001_Rahul Sharma.pdf जैसे नाम फ़ाइलें ढूँढना और अगले लेसन में अटैच करना आसान बनाते हैं।

4. जिनको भेजने लायक कुछ नहीं, उन्हें छोड़ें

अगर टेम्पलेट, मान लीजिए F30 में टोटल दिखाता है, तो ज़ीरो बैलेंस वाले ग्राहक छोड़ें:

If wsTpl.Range("F30").Value <> 0 Then
    ' export
End If

5. कई शीट एक PDF में

उन्हें ग्रुप के रूप में चुनें और एक्टिव चुनाव एक्सपोर्ट करें:

ThisWorkbook.Worksheets(Array("Summary", "Details")).Select
ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=folder & "\Report.pdf"
Worksheets("Summary").Select     ' ungroup afterwards

यह उन गिनी-चुनी जगहों में से है जहाँ .Select सच में ज़रूरी है।

6. अच्छी PDF के लिए पेज सेटअप चेकलिस्ट

टेम्पलेट पर: Page Layout → Print Area सेट; Orientation चुना हुआ; Width: 1 page; टेबल कई पेज में जाए तो Print Titles; पेज नंबर वाला हेडर/फ़ुटर। लूप चलाने से पहले एक बार File → Print प्रीव्यू देखें।

आम गलतियाँ

प्रिंट एरिया न होना, जिससे PDF में खाली पेज या फ़ालतू कॉलम आते हैं। कैलकुलेशन मैनुअल होने पर Application.Calculate भूलना (हर PDF में पहला ग्राहक दिखता है)। नामों में अमान्य अक्षर (लेसन 1 का SafeName दोबारा इस्तेमाल करें)। मल्टी-शीट एक्सपोर्ट के बाद शीट ग्रुप में छोड़ देना।

आप क्या सीखेंगे