समझिए
1. Call से पहले
मौजूदा फ़ाइल/रिपोर्ट का एक सैंपल (डमी या छिपाए डेटा के साथ) और उन्हें चाहिए 2–3 आउटपुट माँगें। पहले पढ़ें — आप बेहतर सवाल पूछेंगे।
2. Scoping call script (30 मिनट)
| चरण | पूछें |
|---|---|
| लक्ष्य (5 मिनट) | "इससे कौन-सा फ़ैसला या काम आसान होना चाहिए?" "आज यह रिपोर्ट देर से या गलत हो तो क्या होता है?" |
| मौजूदा प्रक्रिया (5 मिनट) | "मुझे बताइए अभी रिपोर्ट कैसे बनती है — कौन, कौन-सी फ़ाइलें, कितना समय?" |
| डेटा (5 मिनट) | "डेटा कहाँ से आता है (ERP, Tally, Google Sheets)? कितनी बार? क्या एक असली export देख सकता हूँ?" |
| आउटपुट (5 मिनट) | "नतीजा कौन देखता है, किस डिवाइस पर, कितनी बार? कौन-से 3 नंबर सबसे ज़रूरी हैं?" |
| बंदिशें (3 मिनट) | "Excel वर्ज़न? Mac या Windows? OneDrive पर शेयर? क्या IT macros ब्लॉक करता है?" |
| सफलता और budget (5 मिनट) | "आपको कैसे पता चलेगा कि यह काम कर गया?" "क्या कोई budget रेंज सोची है?" "मंज़ूरी कौन देता है?" |
| अगले कदम (2 मिनट) | "कल तक scope, timeline और कीमत के साथ proposal भेजूँगा।" |
उनके शब्दों में नोट्स लें — proposal में वही इस्तेमाल करें।
3. Red flags
- गड़बड़, कई स्रोत वाली समस्या के बारे में "आसान है, एक घंटा लगेगा"।
- भुगतान से पहले असली डेटा की पहुँच नहीं।
- फ़ैसला लेने वाला अस्पष्ट; call के दौरान scope बढ़ता रहे।
- नए client का "नतीजा देखकर पैसे देंगे"। ये अपने आप "ना" नहीं — पर कीमत और शर्तें जोखिम के हिसाब से हों (advance, milestones, छोटा पहला चरण)।
4. Sample proposal (एक पेज)
Proposal: Monthly Sales MIS Automation
Client: ABC Retail (5 branches) Date: 05-Apr-2026 Valid for: 15 days
1. Background
The monthly sales MIS is built by hand from 5 branch exports and takes ~3 days.
2. Objective
Produce the monthly MIS in under 30 minutes with one refresh, with a dashboard for the owner.
3. Scope (included)
- Power Query import of 5 branch Excel exports from one folder (current format)
- Cleaning: dates, branch names, duplicates; data-quality check sheet
- Summary: branch × month revenue, top 10 products, YoY, target vs actual
- One-page dashboard (KPI cards, trend, branch comparison, slicers)
- README sheet + 45-minute training session (recorded)
Not included (quoted separately if needed)
- Changes to ERP exports, new data sources, Power BI version, VBA email automation
4. Deliverables & timeline
Week 1: data model + summary for review | Week 2: dashboard + handover
5. Assumptions
Client shares 3 months of sample exports by 08-Apr; full current/prior-year data for YoY,
and branch/month targets before acceptance; Excel 365 on Windows; one point of contact.
6. Investment
Fixed price: Rs 30,000 (+ GST if applicable)
Payment: 50% to start, 50% on handover
Includes 2 rounds of revisions and 30 days of bug-fix support.
7. Value
Saves ~20 staff hours/month (~Rs 8,000) - pays back in under 4 months.
8. Change requests
Work outside scope: Rs 1,200/hour after written approval.
Accepted by: ____________________ Date: __________
(Client को proposal आमतौर पर अंग्रेज़ी में जाता है, इसलिए टेम्पलेट अंग्रेज़ी में है।)
5. भेजने के बाद
2–3 कार्य-दिवस में जवाब न आए तो follow up करें। कीमत ज़्यादा लगे तो अपना रेट नहीं, scope घटाएँ (डैशबोर्ड के बिना पहला चरण)। स्वीकार होने पर शुरू करने से पहले signature/ईमेल पुष्टि और advance लें।
आम गलतियाँ
Call छोड़कर WhatsApp मैसेज से quote देना। "Not included" के बिना proposals। अस्पष्ट deliverables ("Excel automation")। scope की जगह रेट घटाना।