समझिए
1. डेटा (resources/finance) — tidy, long format
| फ़ाइल | रो | कॉलम |
|---|---|---|
finance_pl.csv |
264 | Month (महीने की 1 तारीख़), Scenario (Actual/Budget), Line, Amount |
finance_lines.csv |
11 | Line, Group (Revenue/COGS/Opex/Depreciation/Interest/Tax), Type (Income/Cost), Order |
finance_balance.csv |
8 | Item, Value (साल के अंत के balances और cash-flow items) |
हर Month × Scenario × Line की एक रो (11 base lines × 12 महीने × 2 scenarios)। निकाली गई lines (Gross Profit, EBITDA, PBT, PAT) CALC में गणना होती हैं, कभी सेव नहीं — ताकि वे अपने हिस्सों से कभी असहमत न हों।
tblPL, tblLines, tblBS के रूप में लोड करें। tblPL में =XLOOKUP([@Line], tblLines[Line], tblLines[Group]) से Group कॉलम जोड़ें (या Power Query में merge)।
2. Inputs
| नाम | क्या है |
|---|---|
inp_Month |
महीनों की शुरुआत का ड्रॉपडाउन (Apr-2025 … Mar-2026) → Mar-2026 |
inp_Mode |
option buttons: 1 = Month, 2 = YTD |
k_From |
=IF(inp_Mode=1, inp_Month, DATE(YEAR(EDATE(inp_Month,-3)),4,1)) (FY की शुरुआत = 1 अप्रैल) |
k_To |
=inp_Month |
3. हर चीज़ के लिए एक amount फ़ंक्शन
एक helper LAMBDA CALC को पढ़ने लायक रखता है (Name Manager → AMT):
=LAMBDA(scenario, grp,
SUMIFS(tblPL[Amount], tblPL[Scenario], scenario, tblPL[Group], grp,
tblPL[Month], ">="&k_From, tblPL[Month], "<="&k_To))
=AMT("Actual","Revenue"), =AMT("Budget","Opex")। (LAMBDA के बिना हर बार SUMIFS लिखें।)
4. P&L summary टेबल (CALC → DASH)
| Line | Actual | Budget | Variance | Var % | Fav? |
|---|---|---|---|---|---|
| Revenue | =AMT("Actual","Revenue") |
=AMT("Budget","Revenue") |
=B-C |
=D/C |
income: D ≥ 0 |
| COGS | … | … | cost: D ≤ 0 | ||
| Gross Profit | =Revenue − COGS |
||||
| Opex | AMT(…,"Opex") |
||||
| EBITDA | =GP − Opex |
||||
| Depreciation, Interest | … | ||||
| PBT · Tax · PAT | … |
Favourable का लॉजिक: income और profit lines के लिए Actual > Budget अच्छा है; cost lines के लिए Actual < Budget अच्छा है। helper कॉलम Sign (+1 income/profit, −1 cost) से एक ही rule सब रंग देता है: =D*Sign >= 0 → हरा, वरना लाल।
FY2025-26 पूरा साल (Mar-2026 पर YTD), ₹ लाख:
| Line | Actual | Budget | Variance | Var % |
|---|---|---|---|---|
| Revenue | 2,950.0 | 3,055.0 | −105.0 | −3.4% |
| COGS | 2,462.0 | 2,535.7 | −73.7 | −2.9% (fav) |
| Gross Profit | 488.0 | 519.3 | −31.3 | −6.0% |
| Opex | 286.5 | 279.2 | +7.3 | +2.6% (adverse) |
| EBITDA | 201.6 | 240.1 | −38.6 | −16.1% |
| Depreciation + Interest | 32.4 | 32.4 | 0 | 0% |
| PBT | 169.2 | 207.7 | −38.6 | −18.6% |
| PAT | 126.9 | 155.8 | −28.9 | −18.6% |
संदेश: revenue में 3.4% की कमी profit में 18.6% की कमी बन गई — कम gross margin (16.5% बनाम 17.0%) और budget से 2.6% ज़्यादा opex। यह operating leverage है, और टाइटल में यही लिखा होना चाहिए।
Filter scope: Month/YTD केवल P&L, budget variances, expense breakdown और period margins बदलें। Balance file annual है: cash waterfall में पूरे FY2025-26 का PAT/depreciation लें। Current ratio, Debt/Equity, ROE पर 31-Mar-2026 / full FY label दें। Selected month का PAT annual cash movements से न मिलाएँ। यहाँ ROE year-end equity से है; यह convention लिखें। Ratio target bands उदाहरण हैं, सार्वभौमिक health thresholds नहीं।
5. Cash-flow waterfall
tblBS और P&L से (₹ लाख):
| स्टेप | वैल्यू |
|---|---|
| Opening cash | 60.0 |
| + PAT | +126.9 |
| + Depreciation (non-cash) | +18.0 |
| − Working capital में बढ़त | −45.0 |
| − Capex | −40.0 |
| − Loan repayment | −24.0 |
| Closing cash | 95.9 |
Insert → Waterfall; Opening और Closing को totals सेट करें; बढ़त हरी, घटत लाल (Format Data Point)। Subtitle: "₹40 L capex के बावजूद cash ₹35.9 L बढ़ा"।
6. Budget variance चार्ट
Revenue, Gross Profit, Opex lines, EBITDA, PAT के Variance (₹ लाख) के आड़े बार — Fav? से रंगे (sign से नहीं!)। Opex +7.3 पॉज़िटिव नंबर है पर लाल (adverse)। असर के हिसाब से सॉर्ट। "Invert if negative" तरकीब तभी इस्तेमाल करें जब पहले cost variances को −1 से गुणा करके "Profit impact" कॉलम बनाएँ — तब हर बार का sign = अच्छा/बुरा।
7. Expense breakdown
Line के हिसाब से Opex (YTD Mar-2026, ₹ लाख): Salaries 125.6 (43.9%) · Rent 66.6 (23.3%) · Marketing 43.5 (15.2%) · Logistics 24.8 (8.7%) · Utilities 13.6 (4.7%) · Other 12.4 (4.3%)। % लेबल वाला सॉर्ट bar — pie नहीं (छह मिलते-जुलते टुकड़े)। वैकल्पिक: पतले marker के रूप में Budget जोड़ें ताकि दिखे कौन-सी line ज़्यादा गई।
8. Ratio cards
| कार्ड | फ़ॉर्मूला | वैल्यू | नोट |
|---|---|---|---|
| Gross margin | GP / Revenue | 16.5% | budget 17.0% ▼ |
| EBITDA margin | EBITDA / Revenue | 6.8% | budget 7.9% ▼ |
| Net margin | PAT / Revenue | 4.3% | budget 5.1% ▼ |
| Current ratio | Current assets / Current liabilities | 1.75 | > 1.5 सेहतमंद |
| Debt / Equity | Total debt / Equity | 0.34 | कम leverage |
| ROE | PAT / Equity | 36.3% | साल के अंत की equity |
Margins की तुलना budget से (points, ▲▼); balance-sheet ratios की तुलना target band से। हर ratio README पर परिभाषित करें ताकि फ़ॉर्मूले पर कोई बहस न हो।
9. Month व्यू की insight
Month मोड पर जाएँ: अक्टूबर 2025 का revenue ऊँचा है (₹360.1 L) पर EBITDA margin सिर्फ़ 3.1% (त्योहारी छूट + अतिरिक्त marketing और salaries), जबकि दिसंबर 9.5% कमाता है। नवंबर का revenue इससे अधिक (₹364.8 L) है। अच्छा डैशबोर्ड KPI कार्ड के नीचे महीने के हिसाब से EBITDA-margin की छोटी लाइन से इसे दिखाता है।
10. लेआउट
┌ Finance Dashboard — YTD Mar-2026 (dynamic) (●Month ○YTD) [Month ▼] ┐
│ [Revenue] [Gross margin] [EBITDA margin] [PAT] [Current ratio] [D/E] │
│ [P&L summary table with variance & ▲▼] │ [Cash-flow waterfall] │
│ [Budget variance bars (profit impact)] │ [Expense breakdown bar] │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
आम गलतियाँ
Gross Profit/EBITDA को डेटा के रूप में सेव करना (वे अपने हिस्सों से भटक जाते हैं)। लागत बढ़ने को हरा रंगना क्योंकि नंबर पॉज़िटिव है। छह खर्च lines के लिए pie चार्ट। अप्रैल की जगह जनवरी से शुरू होने वाला YTD।