समझिए
1. समस्या: दो से ज़्यादा जवाब
IF सिर्फ़ दो रास्ते देता है — सही या गलत। लेकिन ग्रेडिंग में 4 नतीजे चाहिए:
| अंक | ग्रेड |
|---|---|
| 90 या ज़्यादा | A |
| 75–89 | B |
| 50–74 | C |
| 50 से कम | F |
2. Nested IF
तरीका: गलत (false) वाले हिस्से में एक और IF डाल दें।
=IF(B2>=90, "A", IF(B2>=75, "B", IF(B2>=50, "C", "F")))
Excel इसे ऊपर से नीचे पढ़ता है: पहले 90 जाँचता है, नहीं मिला तो 75, नहीं मिला तो 50, कुछ नहीं मिला तो "F"। जो पहली शर्त सही हुई, वहीं रुक जाता है।
क्रम ही सब कुछ है। अगर उल्टा लिख दें:
=IF(B2>=50, "C", IF(B2>=75, "B", ...)) ❌
तो 95 अंक वाले को भी "C" मिलेगा, क्योंकि 95 ≥ 50 पहले ही सही हो गया। हमेशा सबसे सख़्त (सबसे ऊँची) शर्त पहले रखें, या सबसे नीची पहले — लेकिन एक ही दिशा में।
3. बंद ब्रैकेट का हिसाब
जितने IF, उतने बंद ब्रैकेट आख़िर में। 3 IF = )))। Excel हर ब्रैकेट जोड़ी को अलग रंग देता है — टाइप करते समय ध्यान दें।
4. IFS — साफ़-सुथरा तरीका (Excel 2019 / 365)
=IFS(B2>=90, "A", B2>=75, "B", B2>=50, "C", TRUE, "F")
संरचना: शर्त, नतीजा, शर्त, नतीजा... जोड़ियों में। न nesting, न ब्रैकेट का झंझट।
आख़िर में TRUE क्यों? IFS में "वरना" (else) वाला आर्ग्युमेंट नहीं होता। अगर कोई शर्त मैच नहीं हुई तो #N/A आता है। TRUE हमेशा सही होता है, इसलिए वह "बाकी सब" का काम करता है।
5. कब क्या इस्तेमाल करें
| स्थिति | चुनें |
|---|---|
| 2–3 नतीजे, आसान लॉजिक | IF / छोटा nested IF |
| 4+ लेवल, ग्रेडिंग/स्लैब | IFS |
| फ़ाइल पुराने Excel (2016 या पहले) वाले लोग खोलेंगे | Nested IF (IFS वहाँ #NAME? देगा) |
| 7–8+ लेवल, या स्लैब बदलते रहते हैं | लुकअप टेबल (Lookup मॉड्यूल में सीखेंगे) |
6. असली उदाहरण: कमीशन स्लैब
| बिक्री | कमीशन |
|---|---|
| 1,00,000+ | 8% |
| 50,000–99,999 | 5% |
| 25,000–49,999 | 2% |
| 25,000 से कम | 0% |
=IFS(C2>=100000, C2*8%, C2>=50000, C2*5%, C2>=25000, C2*2%, TRUE, 0)
आम गलतियाँ
शर्तें गलत क्रम में लिखना (सबसे आम)। IFS में TRUE भूल जाना, जिससे कुछ सेल में #N/A आता है। सीमा पर खाली जगह छोड़ना — जैसे >=90 के बाद >75 लिखना, जिससे ठीक 75 वाला किसी स्लैब में नहीं आता।