समझिए
1. तारीख़ से grouping
Date को Rows में खींचें। नया Excel अक्सर अपने आप Years / Quarters / Months में ग्रुप कर देता है। कंट्रोल करने के लिए: किसी तारीख़ पर राइट-क्लिक → Group → Months चुनें (और अगर डेटा एक से ज़्यादा साल का है तो Years भी — वरना अप्रैल 2025 और अप्रैल 2026 एक ही "Apr" में मिल जाते हैं)।
अभ्यास डेटा (एक साल) Months से ग्रुप: Apr 4,08,000 · May 3,80,000 · Jun 2,82,000।
दूसरे विकल्प: Days ("Number of days: 7" से हफ़्ते), Hours, Minutes, Seconds, Quarters।
वापस करने के लिए: राइट-क्लिक → Ungroup। हर जगह auto-grouping बंद करने के लिए: File → Options → Data → Disable automatic grouping of Date/Time columns in PivotTables टिक करें।
2. वित्त वर्ष (अप्रैल–मार्च) — भारतीय जाल
पिवट के Quarters कैलेंडर तिमाही हैं (Qtr1 = जनवरी–मार्च)। अप्रैल–मार्च FY के लिए स्रोत टेबल में helper कॉलम जोड़ें:
FY =IF(MONTH([@Date])>=4, "FY"&YEAR([@Date])&"-"&RIGHT(YEAR([@Date])+1,2), "FY"&YEAR([@Date])-1&"-"&RIGHT(YEAR([@Date]),2))
FY Qtr ="Q"&ROUNDUP((MOD(MONTH([@Date])-4,12)+1)/3,0)
05-04-2026 के लिए: FY = FY2026-27, FY Qtr = Q1। 15-01-2026 के लिए: FY2025-26, Q4। पिवट quarters की जगह ये फ़ील्ड इस्तेमाल करें।
3. Numeric bins
Amount को Rows में खींचें (हाँ, Rows), Values में Count of Amount रखें। राइट-क्लिक → Group: Starting at 0, Ending at 199999, By 50000:
| Amount रेंज | ऑर्डर |
|---|---|
| 0–49999 | 7 |
| 50000–99999 | 5 |
| 100000–149999 | 3 |
| 150000–199999 | 1 |
झटपट frequency टेबल — histogram (मॉड्यूल 5) की नींव।
4. Manual groups
पिवट में आइटम चुनें (Ctrl + क्लिक से North और West) → राइट-क्लिक → Group। Excel "Group1" और नया फ़ील्ड "Region2" बनाता है। Group1 लेबल पर क्लिक करके बेहतर नाम टाइप करें ("North-West Zone")। नया फ़ील्ड बाकी फ़ील्ड की तरह इस्तेमाल हो सकता है — Columns या slicer में।
कई रिपोर्ट में लगने वाली स्थायी grouping के लिए स्रोत में mapping कॉलम (या dimension टेबल) manual पिवट ग्रुप से बेहतर है।
5. "Cannot group that selection"
Grouping के लिए फ़ील्ड की हर वैल्यू असली तारीख़ (या नंबर) होनी चाहिए। कारण:
- Date कॉलम में खाली सेल,
- टेक्स्ट में रखी तारीख़ें (बाएँ अलाइन, एक्सपोर्ट से आई),
- कॉलम में एरर या "NA",
- स्रोत रेंज में डेटा के नीचे खाली रो।
स्रोत ठीक करें (Foundations M5/M6), Table बनाएँ, फिर Refresh।
6. Grouping और साझा cache
एक ही स्रोत से बने पिवट एक "cache" साझा करते हैं: एक पिवट में तारीख़ ग्रुप करने से बाकी में भी ग्रुप हो जाती हैं। अगर दो पिवट में अलग grouping चाहिए, तो स्रोत में helper कॉलम जोड़ें।
आम गलतियाँ
दो साल के डेटा को सिर्फ़ Months से ग्रुप करना (महीने मिल जाते हैं)। भारतीय FY के लिए पिवट Quarters इस्तेमाल करना। खाली या टेक्स्ट तारीख़ों से grouping अटकना।