समझिए
1. Calculated Field
PivotTable Analyze → Fields, Items & Sets → Calculated Field।
Name: Avg Price, Formula: =Amount/Qty → Add।
| Product | Qty | Amount | Avg Price |
|---|---|---|---|
| Chair | 36 | 1,62,000 | 4,500 |
| Desk | 9 | 1,08,000 | 12,000 |
| Laptop | 8 | 4,40,000 | 55,000 |
| Mobile | 20 | 3,60,000 | 18,000 |
सही है — क्योंकि भारित औसत कीमत होती ही कुल रकम ÷ कुल मात्रा है।
2. नियम: calculated fields SUM पर काम करते हैं
Excel पहले पिवट सेल के लिए हर फ़ील्ड का जोड़ करता है, फिर आपका फ़ॉर्मूला लगाता है। रो-दर-रो नहीं।
अनुपात (Amount/Qty, Profit/Amount) के लिए ठीक है। जो कुछ हर रो पर अलग गणना माँगे, उसके लिए गलत है।
जाल का उदाहरण — कमीशन: 1,00,000 से ऊपर के ऑर्डर पर 5%, बाकी पर 2%।
Calculated field: =IF(Amount>100000, Amount*5%, Amount*2%)
North के लिए पिवट Sum of Amount = 5,09,000 देखता है → 5% → 25,450। रो-दर-रो सच: 1 लाख से ऊपर 3 ऑर्डर (3,83,000 × 5% = 19,150) + 3 छोटे (1,26,000 × 2% = 2,520) = 21,670।
इलाज: स्रोत टेबल में Commission कॉलम जोड़ें (=IF([@Amount]>100000,[@Amount]*5%,[@Amount]*2%)) और उसे sum करें — या SUMX वाला DAX measure (मॉड्यूल 4)।
यही जाल: =Qty*Rate बन जाता है Sum(Qty) × Sum(Rate) — बेतुका।
3. Calculated field की दूसरी सीमाएँ
- सिर्फ़ स्रोत के फ़ील्ड; सेल या दूसरे पिवट का रेफ़रेंस नहीं।
- Calculated field का Count/Average संभव नहीं — हमेशा sum आधारित।
- सारे फ़ॉर्मूले देखने के लिए: Fields, Items & Sets → List Formulas।
4. Calculated Item
किसी फ़ील्ड के अंदर नया आइटम। Region सेल पर क्लिक → Calculated Item → Name North+West, Formula =North+West।
नतीजा: नई रो "North+West" = 8,11,000। समस्याएँ:
- ग्रैंड टोटल अब North और West को दो बार गिनता है → 10,70,000 की जगह 18,81,000।
- ग्रुप किए फ़ील्ड पर इस्तेमाल नहीं हो सकता, और कई लेआउट धीमे हो जाते हैं।
- दूसरे फ़ील्ड के साथ यह कई बेमतलब combinations बनाता है।
बेहतर: manual group (लेसन 3) या स्रोत/dimension टेबल में "Zone" कॉलम।
5. फ़ैसले की गाइड
| ज़रूरत | इस्तेमाल करें |
|---|---|
| टोटल का अनुपात (औसत कीमत, margin %) | Calculated field ✅ |
| हर रो का लॉजिक (कमीशन स्लैब, Qty × Rate) | स्रोत में helper कॉलम, या DAX SUMX |
| आइटम मिलाना (zones) | Group या mapping कॉलम |
| कुछ भी जटिल या बार-बार इस्तेमाल होने वाला | Data Model measure (मॉड्यूल 4) |
आम गलतियाँ
Calculated field में IF या गुणा करके रो-स्तर के नतीजे की उम्मीद। रिपोर्ट में दोहरे ग्रैंड टोटल वाला calculated item छोड़ देना। नंबर अजीब लगें तब भूल जाना कि calculated fields मौजूद हैं (List Formulas देखें)।