समझिए
1. हर target के तीन नंबर
Variance = Actual − Target
Variance % = Actual / Target − 1
Achievement % = Actual / Target
Capstone FY2025-26 रीजन के हिसाब से (targets = पिछला साल × 1.15, rounded):
| Region | Target | Actual | Variance | Achievement |
|---|---|---|---|---|
| East | 5,63,30,000 | 5,45,36,450 | −17,93,550 | 96.8% |
| North | 9,69,00,000 | 9,42,56,153 | −26,43,848 | 97.3% |
| South | 7,13,80,000 | 7,14,32,223 | +52,223 | 100.1% |
| West | 8,08,90,000 | 7,47,71,585 | −61,18,415 | 92.4% |
| Total | 30,55,00,000 | 29,49,96,410 | −1,05,03,590 | 96.6% |
कहानी: सिर्फ़ South ने target छुआ; West रुपये और प्रतिशत दोनों में सबसे बड़ा अंतर है — और यही सबसे धीमा बढ़ने वाला रीजन भी था (+6.3% YoY)।
2. RAG लॉजिक
सीमाएँ अवधि शुरू होने से पहले तय करें:
| Status | नियम (ज़्यादा बेहतर है) |
|---|---|
| 🟢 Green | Achievement ≥ 100% |
| 🟠 Amber | 90% ≤ Achievement < 100% |
| 🔴 Red | Achievement < 90% |
फ़ॉर्मूला (B = Target, C = Actual):
=IF(C2/B2 >= 1, "Green", IF(C2/B2 >= 0.9, "Amber", "Red"))
या IFS / LET से:
=LET(a, C2/B2, IFS(a >= 1, "Green", a >= 0.9, "Amber", TRUE, "Red"))
Capstone में FY2025-26 के सारे 48 रीजन-महीनों के लिए: 19 Green, 13 Amber, 16 Red — जबकि साल का कुल 96.6% पर Amber है।
सीमाएँ सेल में रखें (जैसे F1 = 100%, F2 = 90%) और उन्हें रेफ़र करें, ताकि मैनेजमेंट फ़ॉर्मूले एडिट किए बिना नीति बदल सके।
3. जब कम बेहतर हो
लागत, returns %, डिलीवरी के दिन, बकाया वसूली: target के बराबर या नीचे होने पर Green।
=IF(C2 <= B2, "Green", IF(C2 <= B2 * 1.1, "Amber", "Red"))
(Amber = target से 10% तक ऊपर।) हर KPI की दिशा लिखें; इन्हें मिलाने से अच्छी ख़बर लाल हो जाती है।
4. इसे दिखाएँ
- Status कॉलम पर conditional formatting: Format only cells that contain → टेक्स्ट "Red" → लाल fill, आदि।
- या Achievement % पर icon set (मॉड्यूल 5): green ≥ 1, amber ≥ 0.9, बाकी red — "Number" टाइप की सीमाएँ इस्तेमाल करें, percent-of-range नहीं।
- रंग के साथ चिह्न या शब्द जोड़ें (▲ ● ▼ या "Red") रंग-अंधता वाले पाठकों और प्रिंटिंग के लिए।
5. Variance को अच्छे से समझना
- Cumulative बनाम महीना: कोई रीजन दो महीने Red होकर भी YTD में Green हो सकता है। महीने और YTD दोनों का status दिखाएँ।
- Target की गुणवत्ता: अगर सब Red हैं, तो target गलत हो सकता है (capstone का "पिछले साल पर +15%" हासिल हुई 11% वृद्धि से ऊपर था)।
- सिर्फ़ रंग नहीं, व्याख्या: हर Red लाइन को एक लाइन का कारण और कार्रवाई का owner चाहिए।
- कीमत बनाम मात्रा: revenue का अंतर कम ऑर्डर से या कम ऑर्डर वैल्यू से आ सकता है — बाँटें (capstone: average order value दोनों साल ₹11,213 पर सपाट रहा, इसलिए वृद्धि पूरी तरह ज़्यादा ऑर्डर से आई)।
आम गलतियाँ
नतीजे आने के बाद सीमाएँ बदलना। "ज़्यादा बेहतर" और "कम बेहतर" KPI के लिए एक ही RAG नियम। बिना व्याख्या का रंग। YTD के बिना सिर्फ़ मासिक status (शोर भरा)।