समझिए
1. डैशबोर्ड टूटते क्यों हैं
आम "अगले महीने टूट गया" वाले डैशबोर्ड में डेटा चार्ट वाली शीट पर ही पेस्ट होता है, फ़ॉर्मूले B2:B500 की ओर इशारा करते हैं, नंबरों के बीच हाथ से बदलाव होते हैं, और किसी को पता नहीं कौन-सा सेल किस चार्ट को चलाता है। अलगाव यह सब ठीक करता है।
2. तीन परतें
| परत | शीट | क्या है | नियम |
|---|---|---|---|
| Raw (डेटा) | RAW_Sales, RAW_Targets (या Power Query आउटपुट) |
डेटा बिल्कुल वैसा जैसा एक्सपोर्ट/लोड हुआ, Excel Tables में | फ़ॉर्मेटिंग की चालाकी नहीं, डेटा में टाइप किए फ़ॉर्मूले नहीं, टोटल नहीं; बदला या refresh होता है, कभी एडिट नहीं |
| Model (गणना) | CALC (+ PVT पर पिवट) |
पिवट, SUMIFS/FILTER टेबल, measures, चार्ट के लिए helper रेंज, input सेल (चुना रीजन, महीना) | डैशबोर्ड को जो चाहिए सब यहाँ गणना होता है; बनाने वालों को दिखता है, दर्शकों से छिपा |
| Dashboard (प्रस्तुति) | DASH |
KPI कार्ड, चार्ट, slicers, टाइटल | CALC के सिर्फ़ रेफ़रेंस (=CALC!C5), फ़ॉर्मेटिंग और लेआउट; कच्चा डेटा नहीं, भारी फ़ॉर्मूले नहीं |
डेटा एक ही दिशा में बहता है: RAW → CALC → DASH। डैशबोर्ड कभी सीधे RAW नहीं पढ़ता, और RAW में कभी कुछ वापस नहीं लिखा जाता।
3. शीट का क्रम और नाम
README | DASH | CALC | PVT | RAW_Sales | RAW_Targets | LISTS
- डैशबोर्ड पहले (फ़ाइल उसी पर खुले), बनाने वालों के लिए README उससे पहले (मॉड्यूल 8)।
- परत के हिसाब से prefix ताकि हर शीट की भूमिका साफ़ हो।
- शीट टैब परत के हिसाब से रंगें: DASH = accent, CALC/PVT = ग्रे, RAW = गहरा।
4. CALC में क्या रहता है
- Input सेल: चुना FY, रीजन, महीना (ड्रॉपडाउन/form controls से जुड़े) — नाम
inp_Region,inp_Month। - KPI ब्लॉक: हर KPI की एक रो, जिसमें Current, Comparison, Delta, Status।
- चार्ट रेंज: छोटी टेबल जो बिल्कुल उस आकार की हों जैसा हर चार्ट को चाहिए (12 महीने × 2 series, टॉप-5 लिस्ट…)।
- slicers इस्तेमाल करें तो पिवट (PVT पर)।
DASH का हर चार्ट CALC की एक रेंज की ओर इशारा करता है। चार्ट का लॉजिक बदलना हो तो CALC एडिट करें; DASH नहीं बदलता।
5. मासिक अपडेट = RAW बदलो, refresh करो
RAW में Tables या Power Query के साथ:
- डेटा बदलें (Table पर पेस्ट करें, या फ़ोल्डर में नई फ़ाइलें डालें)।
- Data → Refresh All।
- README चेकलिस्ट जाँचें (रो की गिनती, टोटल स्रोत से मेल खाता है)। CALC या DASH पर कुछ एडिट करने की ज़रूरत नहीं होनी चाहिए। अगर पड़े, तो डिज़ाइन में कहीं फ़िक्स रेंज है।
6. एक फ़ाइल बनाम दो फ़ाइल
- एक फ़ाइल (सबसे आम): तीनों परतें एक वर्कबुक में।
- दो फ़ाइल: एक डेटा वर्कबुक (Power Query, बड़ी टेबल) और एक हल्की डैशबोर्ड वर्कबुक जो उससे जुड़ी हो — तब काम की जब डेटा बड़ा हो या कई डैशबोर्ड साझा करें। पाथ parameter में रखें (Analysis ट्रैक, मॉड्यूल 3)।
आम गलतियाँ
सीधे कच्चे डेटा पर बने चार्ट। कच्ची टेबल में "सुधार" टाइप करना। CALC के रेफ़रेंस की जगह डैशबोर्ड सेल में लंबे फ़ॉर्मूले। A2:A500 जैसी रेंज जो चुपचाप नई रो छोड़ देती हैं।