समझिए
1. Formula rules — सबसे लचीले
Home → Conditional Formatting → New Rule → Use a formula to determine which cells to format।
- जहाँ achievement < 90% हो वह पूरी रो हाइलाइट करें:
=$E5<0.9
$A$5:$F$52 पर लागू। E से पहले $ कॉलम को लॉक करता है ताकि रो का हर सेल E जाँचे।
- चुना रीजन हाइलाइट करें (ड्रॉपडाउन से):
=$A5=inp_Region
- टॉप 3 वैल्यू:
=E5>=LARGE($E$5:$E$52,3)।
2. असली सीमाओं वाले icon sets
डिफ़ॉल्ट icon sets रेंज के प्रतिशत से बाँटते हैं — KPI के लिए बेमतलब। Rule एडिट करें:
- Type: Number (Percent नहीं)।
- वैल्यू >= 1 पर हरा ✓; >= 0.9 पर amber !; बाकी लाल ✗।
- नंबर दूसरे कॉलम में हो तो Show Icon Only टिक करें।
- "कम बेहतर" KPI के लिए Reverse Icon Order।
3. Custom number formats — बिना rules के रंग और तीर
Format Cells → Number → Custom:
[Color10]▲ 0.0%;[Red]▼ 0.0%;0.0%
पॉज़िटिव: हरा ▲ 11.0% · नेगेटिव: लाल ▼ 3.4% (माइनस की जगह ▼) · शून्य: 0.0%। पिवट में भी चलता है और refresh के बाद बचा रहता है।
लाख/करोड़ की चेतावनी: Excel का comma scaling (#,##0, और #,##0,,) सिर्फ़ हज़ार/मिलियन से भाग देता है, कभी लाख या करोड़ से नहीं — ऐसे बने फ़ॉर्मेट गलत नंबर दिखाते हैं। लाख/करोड़ दिखाने के लिए helper वैल्यू (=x/10^5 या =x/10^7) निकालें और उसे 0.0" L" या 0.00" cr" फ़ॉर्मेट दें।
4. Heatmaps
Region × Month टेबल → Conditional Formatting → Color Scales → सफ़ेद-से-accent (2-रंग)। आकार के लिए 3-रंग लाल-पीला-हरा से बेहतर (लाल "बुरा" लगेगा जबकि वह सिर्फ़ "छोटा" है)। शून्य का मतलब हो तो Minimum = Number 0 सेट करें।
Capstone heatmap (₹ लाख, FY2025-26): सबसे गहरे सेल अक्टूबर और नवंबर में North (~119 हर एक); सबसे हल्का जुलाई में East (~29.3)।
5. Rules संभालना
Home → Conditional Formatting → Manage Rules → Show formatting rules for: This Worksheet।
- Rules ऊपर से नीचे लगते हैं; Stop If True इस्तेमाल करें ताकि लाल रो amber भी न रंगे।
- Applies to रेंज जाँचें — सेल कॉपी करने से अक्सर डुप्लिकेट टूटे rules बन जाते हैं (A5:F5, A6:F6…)। डुप्लिकेट हटाएँ और एक रेंज सेट करें।
- बड़ी रेंज पर बहुत rules वर्कबुक धीमी करते हैं।
6. डैशबोर्ड के सीधे नियम
- अपवाद हाइलाइट करें, सब कुछ नहीं।
- हर कॉलम पर हाइलाइट का एक तरीका (icon या रंग या बार)।
- हर जगह एक ही मतलब: हरा = अच्छा, लाल = बुरा, accent = चुना हुआ।
आम गलतियाँ
डिफ़ॉल्ट percent-based icon सीमाएँ। Formula rules में relative/absolute $ की गलती (सिर्फ़ पहली रो चलती है)। दर्जनों टूटे डुप्लिकेट rules। लाख/करोड़ के लिए comma-scaling फ़ॉर्मेट।