समझिए
1. फ़ॉर्मूला की बनावट
हर फ़ॉर्मूला = से शुरू होता है। = के बिना Excel उसे टेक्स्ट समझता है।
=B2*C2+10
इसमें तीन हिस्से हैं: सेल रेफ़रेंस (B2, C2), ऑपरेटर (*, +), और कॉन्स्टेंट (10)। फ़ंक्शन वाले फ़ॉर्मूले (जैसे SUM) अगले लेसन में आएँगे।
| आप टाइप करते हैं | Excel दिखाता है |
|---|---|
5+3 |
5+3 (टेक्स्ट) |
=5+3 |
8 |
2. ऑपरेटर्स
| ऑपरेटर | मतलब | उदाहरण | नतीजा |
|---|---|---|---|
+ |
जोड़ | =10+5 |
15 |
- |
घटाना | =10-5 |
5 |
* |
गुणा | =10*5 |
50 |
/ |
भाग | =10/5 |
2 |
^ |
घात (power) | =10^2 |
100 |
& |
टेक्स्ट जोड़ना | ="Ex"&"cel" |
Excel |
3. नंबर नहीं, सेल रेफ़रेंस इस्तेमाल करें
=120*3 लिखने के बजाय 120 को B2 में और 3 को C2 में डालें, फिर =B2*C2 लिखें। अब कीमत या मात्रा बदलें, नतीजा अपने आप अपडेट हो जाएगा। यह Excel की सबसे ज़रूरी आदत है।
4. BODMAS — गणना का क्रम
Excel पहले ब्रैकेट, फिर घात, फिर गुणा/भाग, फिर जोड़/घटाना करता है।
=10+5*2 का जवाब 20 है, 30 नहीं। पहले जोड़ना हो तो ब्रैकेट लगाएँ: =(10+5)*2 = 30।
5. Relative रेफ़रेंस (डिफ़ॉल्ट)
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Item | Price | Qty | Total |
| 2 | Pen | 20 | 5 | |
| 3 | Notebook | 60 | 3 | |
| 4 | Stapler | 150 | 2 |
D2 में =B2*C2 लिखें और फ़िल हैंडल (सेल के नीचे-दाएँ कोने का छोटा चौकोर) से D4 तक खींचें। Excel खुद फ़ॉर्मूले को =B3*C3, =B4*C4 बना देता है। इसे relative रेफ़रेंस कहते हैं — कॉपी करने पर यह पोज़िशन के हिसाब से बदलता है।
6. Absolute रेफ़रेंस ($)
F1 में GST Rate और F2 में 18% डालें। E2 में =D2*F2 लिखकर नीचे खींचें।
समस्या: E3 में फ़ॉर्मूला =D3*F3 बन जाता है, और F3 खाली है, तो जवाब 0 आता है।
हल: F2 को लॉक करें — =D2*$F$2। अब खींचने पर $F$2 स्थिर रहेगा।
7. F4 का जादू
फ़ॉर्मूला टाइप करते समय कर्सर को सेल रेफ़रेंस पर रखकर F4 दबाएँ। हर बार दबाने पर यह क्रम चलता है:
| F4 दबाना | रेफ़रेंस | क्या लॉक हुआ |
|---|---|---|
| 1 | $F$2 |
कॉलम + रो दोनों |
| 2 | F$2 |
सिर्फ़ रो |
| 3 | $F2 |
सिर्फ़ कॉलम |
| 4 | F2 |
कुछ नहीं (वापस relative) |
(Mac पर Cmd + T या Fn + F4।)
8. Mixed रेफ़रेंस — पहाड़ा (multiplication table)
A2:A10 में 1 से 9, और B1:J1 में 1 से 9 लिखें। B2 में यह फ़ॉर्मूला डालें:
=$A2*B$1
अब इसे पूरी B2:J10 रेंज में कॉपी करें। $A2 का मतलब कॉलम A लॉक (हमेशा बाईं तरफ़ का नंबर), B$1 का मतलब रो 1 लॉक (हमेशा ऊपर का नंबर)। एक ही फ़ॉर्मूले से पूरी टेबल बन गई।
आम गलतियाँ
= भूल जाना, फ़ॉर्मूले में सीधे नंबर लिखना (बाद में अपडेट करना मुश्किल), और स्थिर सेल (जैसे टैक्स रेट) पर $ न लगाना — जिससे कॉपी करने पर 0 या गलत जवाब आता है।