समझिए
1. फ़ंक्शन क्या है?
फ़ंक्शन एक पहले से बना हुआ फ़ॉर्मूला है। संरचना:
=FUNCTION_NAME(arguments)
रेंज कोलन से लिखते हैं: B2:B10 का मतलब B2 से B10 तक सारे सेल। अलग-अलग सेल कॉमा से: SUM(B2, B5, B9)।
2. अभ्यास शीट
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Salesperson | Region | Sales |
| 2 | Amit | North | 62000 |
| 3 | Neha | South | 48000 |
| 4 | Ravi | North | 40000 |
| 5 | Priya | West | (खाली) |
| 6 | Karan | South | NA |
| 7 | Sonal | West | 55000 |
ध्यान दें: C5 खाली है और C6 में टेक्स्ट "NA" लिखा है। यह जान-बूझकर रखा गया है।
3. SUM — कुल योग
=SUM(C2:C7)
नतीजा: 205000। SUM खाली सेल और टेक्स्ट को अनदेखा करता है।
शॉर्टकट: रेंज के नीचे वाले सेल में Alt + = दबाएँ, AutoSum अपने आप लग जाता है।
4. AVERAGE — औसत
=AVERAGE(C2:C7)
नतीजा: 51250 (205000 ÷ 4)। ध्यान दें: 6 से नहीं, 4 से भाग हुआ — क्योंकि खाली सेल और "NA" टेक्स्ट गिनती में नहीं आए।
अगर Priya की बिक्री सच में शून्य थी, तो सेल में 0 लिखें, खाली न छोड़ें। शून्य औसत में गिना जाता है, खाली सेल नहीं।
5. MIN और MAX
=MIN(C2:C7) → 40000
=MAX(C2:C7) → 62000
दोनों भी टेक्स्ट और खाली सेल को अनदेखा करते हैं।
6. तीनों COUNT का फ़र्क
| फ़ंक्शन | क्या गिनता है | इस शीट पर (C2:C7) |
|---|---|---|
COUNT |
सिर्फ़ नंबर वाले सेल | 4 |
COUNTA |
हर वह सेल जो खाली नहीं है (नंबर, टेक्स्ट, सब) | 5 |
COUNTBLANK |
सिर्फ़ खाली सेल | 1 |
याद रखने का तरीका: COUNT = नंबर, COUNTA = "All" यानी सब भरे हुए, COUNTBLANK = खाली।
कब क्या इस्तेमाल करें: कितने लोगों की बिक्री की एंट्री नंबर में है → COUNT। लिस्ट में कितने सेल्सपर्सन हैं → COUNTA(A2:A7) = 6। कितनी एंट्री अभी बाकी हैं → COUNTBLANK।
7. एक छिपा हुआ जाल
अगर किसी सेल में ऐसा फ़ॉर्मूला है जो "" (खाली टेक्स्ट) लौटाता है, तो वह सेल खाली दिखता है, लेकिन:
COUNTAउसे गिनता है (क्योंकि सेल में फ़ॉर्मूला है)COUNTBLANKभी उसे गिनता है
इसलिए दोनों का जोड़ कभी-कभी रेंज के साइज़ से ज़्यादा आ जाता है। यह बग नहीं, Excel का व्यवहार है।
8. स्टेटस बार — बिना फ़ॉर्मूले के जवाब
कोई भी रेंज चुनें और Excel के नीचे स्टेटस बार देखें: Average, Count, Sum वहीं दिख जाते हैं। राइट-क्लिक करके Min/Max भी चालू कर सकते हैं। जल्दी जाँच के लिए बढ़िया।
आम गलतियाँ
टेक्स्ट बन चुके नंबर (बाईं ओर अलाइन दिखते हैं, कोने में हरा त्रिकोण) — SUM उन्हें छोड़ देता है और टोटल कम आता है। शून्य की जगह खाली छोड़ना, जिससे औसत बढ़ जाता है। और COUNT से नाम गिनने की कोशिश करना (जवाब 0 आएगा)।