Drive फ़ाइलें और फ़ोल्डर बनाना व व्यवस्थित करना

Folder या file लेना

सबसे सुरक्षित तरीका ID है — URL से copy करें: drive.google.com/drive/folders/<FOLDER_ID>।

const folder = DriveApp.getFolderById('FOLDER_ID');
const file = DriveApp.getFileById('FILE_ID');

Drive में नाम unique नहीं होते (दो folders का नाम एक हो सकता है), इसलिए नाम से खोजने पर iterator मिलता है:

const it = DriveApp.getFoldersByName('Invoices');
while (it.hasNext()) {
  const f = it.next();
  console.log(f.getName(), f.getId(), f.getUrl());
}

Folder लो, न हो तो बनाओ

यह helper कई projects में काम आएगा:

function getOrCreateFolder(parent, name) {
  const it = parent.getFoldersByName(name);
  return it.hasNext() ? it.next() : parent.createFolder(name);
}

उदाहरण: invoices को साल और महीने के हिसाब से रखना:

function monthFolder(date) {
  const root = DriveApp.getFolderById('INVOICES_ROOT_ID');
  const tz = Session.getScriptTimeZone();
  const year = getOrCreateFolder(root, Utilities.formatDate(date, tz, 'yyyy'));
  return getOrCreateFolder(year, Utilities.formatDate(date, tz, 'MM-MMM')); // e.g. 10-Oct
}

Files बनाना और move करना

// A text/CSV file
const folder = monthFolder(new Date());
const csv = 'Item,Qty\nRing,2\nChain,1';
const file = folder.createFile('stock.csv', csv, MimeType.CSV);

// Move an existing file
DriveApp.getFileById('FILE_ID').moveTo(folder);

// Make a copy in another folder
DriveApp.getFileById('FILE_ID').makeCopy('Copy of report', folder);

Files की list शीट में

function listFolder() {
  const folder = DriveApp.getFolderById('FOLDER_ID');
  const files = folder.getFiles();
  const out = [['Name', 'Type', 'Size (KB)', 'Last updated', 'Link']];

  while (files.hasNext()) {
    const f = files.next();
    out.push([
      f.getName(),
      f.getMimeType(),
      Math.round(f.getSize() / 1024),
      f.getLastUpdated(),
      f.getUrl()
    ]);
  }

  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Files');
  sheet.clearContents();
  sheet.getRange(1, 1, out.length, out[0].length).setValues(out);
}

Queries से खोजना

searchFiles Drive की search syntax इस्तेमाल करता है:

const pdfs = DriveApp.searchFiles(
  "mimeType = 'application/pdf' and modifiedDate > '2026-10-01T00:00:00' and title contains 'Invoice'"
);

Sharing (सावधानी से)

file.addViewer('customer@example.com');      // share with one person
// file.setSharing(DriveApp.Access.ANYONE_WITH_LINK, DriveApp.Permission.VIEW); // anyone with link

Invoices या customer data के लिए "anyone with the link" से सावधान रहें — जहाँ हो सके, ख़ास लोगों के साथ ही share करें।

मुख्य बातें

• जहाँ हो सके ID इस्तेमाल करें; नाम unique नहीं होते, इसलिए iterator मिलता है।
• getOrCreateFolder duplicate folders बनने से रोकता है।
• moveTo, makeCopy, createFile से ज़्यादातर व्यवस्थित करने के काम हो जाते हैं।