Docs टेम्पलेट से PDF इनवॉइस बनाएं

Step 1: template

Invoice Template नाम का Google Doc बनाइए और अपनी पसंद से design कीजिए (logo, पता, table)। जहाँ data आना है वहाँ double curly braces में placeholder लिखिए:

INVOICE {{InvoiceNo}}                     Date: {{Date}}

Bill to: {{Customer}}
Phone:   {{Phone}}

Item: {{Item}}
Amount: ₹{{Amount}}
GST:    ₹{{Gst}}
Total:  ₹{{Total}}

Doc का ID उसके URL से copy करें: docs.google.com/document/d/<TEMPLATE_ID>/edit।

Step 2: शीट

Tab Invoices:

Step 3: script

const TEMPLATE_ID = 'PASTE_TEMPLATE_DOC_ID';
const OUTPUT_FOLDER_ID = 'PASTE_FOLDER_ID';
const GST_RATE = 0.03;

function createInvoices() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Invoices');
  const lastRow = sheet.getLastRow();
  if (lastRow < 2) return;

  const rows = sheet.getRange(2, 1, lastRow - 1, 8).getValues();
  const folder = DriveApp.getFolderById(OUTPUT_FOLDER_ID);
  const tz = Session.getScriptTimeZone();

  rows.forEach((r, i) => {
    const [invoiceNo, date, customer, phone, email, item, amount, link] = r;
    if (!invoiceNo || link) return; // skip blank rows and rows already done

    const gst = Math.round(amount * GST_RATE * 100) / 100;
    const total = amount + gst;
    const fmt = n => Number(n).toLocaleString('en-IN', { minimumFractionDigits: 2 });

    // 1. Copy the template
    const copy = DriveApp.getFileById(TEMPLATE_ID).makeCopy(`Invoice ${invoiceNo}`, folder);

    // 2. Replace placeholders
    const doc = DocumentApp.openById(copy.getId());
    const body = doc.getBody();
    const values = {
      InvoiceNo: invoiceNo,
      Date: Utilities.formatDate(new Date(date), tz, 'dd-MMM-yyyy'),
      Customer: customer,
      Phone: phone,
      Item: item,
      Amount: fmt(amount),
      Gst: fmt(gst),
      Total: fmt(total)
    };
    Object.entries(values).forEach(([key, val]) => {
      body.replaceText(`\\{\\{${key}\\}\\}`, String(val));
    });
    doc.saveAndClose();

    // 3. Export as PDF and remove the temporary Doc
    const pdf = folder.createFile(copy.getAs(MimeType.PDF)).setName(`Invoice ${invoiceNo}.pdf`);
    copy.setTrashed(true);

    // 4. Save the link back to the sheet
    sheet.getRange(i + 2, 8).setValue(pdf.getUrl());

    // 5. Email it (optional)
    if (email) {
      GmailApp.sendEmail(email, `Invoice ${invoiceNo}`,
        `Dear ${customer},\n\nPlease find your invoice attached.\n\nThank you.`,
        { attachments: [pdf.getBlob()], name: 'Accounts Team' });
    }
  });
}

हर step क्यों ज़रूरी है

• makeCopy — template को कभी edit न करें; हमेशा copy पर काम करें।
• replaceText regular expression इस्तेमाल करता है। वहाँ curly braces का ख़ास मतलब होता है, इसलिए हम उन्हें escape करते हैं: \\{\\{Date\\}\\}। Escape न करें तो कुछ placeholders नहीं मिलेंगे।
• saveAndClose() — export से पहले ज़रूरी है, वरना PDF में पुराने placeholders दिख सकते हैं।
• getAs(MimeType.PDF) — Doc को PDF blob में बदलता है; createFile उसे save करता है।
• setTrashed(true) — temporary Doc को bin में डालता है ताकि folder में सिर्फ़ PDFs रहें।
• Link column "done" marker का काम भी करता है, इसलिए दोबारा चलाने पर सिर्फ़ नए invoices बनते हैं।

और रूप

• तस्वीरों वाले designs के लिए Google Slides template लें (SlidesApp, replaceAllText)।
• Drive lesson के साल/महीने वाले folder helper के साथ जोड़ें।
• इसे menu item से चलाएँ, या form-submit trigger से ताकि हर नए order का invoice अपने-आप बने।

मुख्य बातें

• Template + placeholders + copy + replace + export = अपने-आप बनने वाले documents।
• replaceText patterns में { और } escape करें।
• Duplicates से बचने के लिए PDF link save करें।