समझिए
1. अभ्यास शीट
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Name | Mobile | City |
| 2 | Rahul Sharma | 9876543210 | Delhi |
| 3 | Neha Gupta | 9812345678 | Jaipur |
| 4 | Rahul Sharma | 9876543210 | Delhi |
| 5 | Ravi Kumar | 9898989898 | Mumbai |
| 6 | Neha Gupta | 9812345678 | Jaipur |
| 7 | rahul sharma | 9876543210 | Delhi |
2. नियम 1: पहले पहचानें, फिर हटाएँ
सेव करने के बाद डिलीट हमेशा के लिए हो जाता है। पहले देखें क्या दोहराया गया है, फिर फ़ैसला करें।
3. डुप्लिकेट हाइलाइट करें (जल्दी नज़र डालने के लिए)
B2:B7 चुनें → Home → Conditional Formatting → Highlight Cells Rules → Duplicate Values। हर दोहराया गया मोबाइल नंबर लाल हो जाता है। जल्दी देखने के लिए अच्छा, पर यह सभी कॉपी को रंगता है, पहली वाली को भी।
4. COUNTIF से पहचानें
यह वैल्यू कितनी बार आई है?
=COUNTIF($B$2:$B$7, B2)
1 से ज़्यादा = डुप्लिकेट। Rahul का नंबर 3 दिखाता है।
सिर्फ़ दोहराव को मार्क करें, पहली वाली रखें:
=IF(COUNTIF($B$2:B2, B2) > 1, "Duplicate", "Original")
तरकीब है रेंज $B$2:B2 — सिर्फ़ शुरुआत लॉक है, इसलिए नीचे खींचने पर रेंज बढ़ती जाती है। हर रो पहली data row से वर्तमान row तक जाँचती है। नतीजा: रो 2, 3, 5 Original; रो 4, 6, 7 Duplicate।
एक से ज़्यादा कॉलम पर डुप्लिकेट (नाम भी वही और शहर भी वही):
=COUNTIFS($A$2:A2, A2, $C$2:C2, C2)
इस कॉलम को 1 से ज़्यादा वैल्यू के लिए फ़िल्टर करके दोहराव देखें।
5. Remove Duplicates
- डेटा के अंदर कहीं भी क्लिक करें।
- Data → Remove Duplicates।
- वे कॉलम टिक करें जो मिलकर डुप्लिकेट तय करते हैं (जैसे सिर्फ़ Mobile, या Name + Mobile)।
- OK। Excel पहली एंट्री रखता है और बाकी हटा देता है।
इस शीट पर तीनों कॉलम टिक करने पर 3 रो हटती हैं — rahul sharma भी, क्योंकि Remove Duplicates छोटे/बड़े अक्षरों का फ़र्क नहीं देखता।
ऐसा करने से पहले शीट की कॉपी बना लें। Ctrl + Z सिर्फ़ फ़ाइल बंद करने तक काम करता है।
6. Excel कुछ डुप्लिकेट क्यों छोड़ देता है
Excel के लिए Rahul Sharma और Rahul Sharma (दो स्पेस) अलग हैं। मिले-जुले number/text identifiers की तुलना अलग tools में अलग हो सकती है। Mobile को text में एक जैसा करें और शुरुआती शून्य बचाएँ। पहले TRIM (मॉड्यूल 5) से साफ़ करें, फिर डुप्लिकेट हटाएँ।
7. Excel 365 शॉर्टकट: UNIQUE
=UNIQUE(A2:C7)
मूल डेटा को छुए बिना नई जगह पर डुप्लिकेट-रहित कॉपी देता है। कच्चा डेटा बचाकर रखना हो तो काम का।
आम गलतियाँ
बिना बैकअप के डुप्लिकेट हटाना। गलत कॉलम टिक करना (सिर्फ़ Name टिक करने पर एक ही नाम वाले दो अलग लोग हट जाएँगे)। पहले स्पेस साफ़ न करना।