समझिए
हर Excel वर्ज़न में चलता है।
1. Delimited — सेपरेटर पर तोड़ना
एक कॉलम में है: Rahul Sharma,9876543210,Delhi
- कॉलम चुनें।
- Data → Text to Columns।
- Delimited चुनें → Next।
- Comma टिक करें (या Tab, Semicolon, Space, या Other में अपना लिखें, जैसे
|)। - Next → Finish।
नतीजा: Name, Mobile और City तीन कॉलम में।
टिप: डेटा में डबल स्पेस या डबल कॉमा हों तो Treat consecutive delimiters as one टिक करें, ताकि खाली कॉलम न बनें।
Consecutive delimiters तभी मिलाएँ जब वे अतिरिक्त separators हों। A,,C में खाली field का अर्थ हो सकता है; separators मिलाने पर C गलत कॉलम में चला जाएगा।
2. Fixed width — पोज़िशन पर तोड़ना
पुराने सॉफ़्टवेयर, बैंक स्टेटमेंट और प्रिंटेड रिपोर्ट में डेटा अक्सर सेपरेटर की जगह तय पोज़िशन पर लाइन में होता है:
20261001 NEFT RAHUL SHARMA 25000
20261003 UPI NEHA GUPTA 1800
Fixed width चुनें → Next। ब्रेक लाइन जोड़ने के लिए रूलर पर क्लिक करें, खिसकाने के लिए खींचें, हटाने के लिए डबल-क्लिक करें। Preview में नतीजा दिखता है।
3. स्टेप 3: कॉलम फ़ॉर्मेट (सबसे ज़रूरी हिस्सा)
आख़िरी स्टेप में Preview के हर कॉलम पर क्लिक करके फ़ॉर्मेट चुनें:
| फ़ॉर्मेट | कब इस्तेमाल करें |
|---|---|
| General | सामान्य नंबर और टेक्स्ट |
| Text | PIN कोड, प्रोडक्ट कोड, अकाउंट नंबर — शुरुआती ज़ीरो बचाता है (00457 वैसा ही रहता है) और लंबे नंबर को 9.88E+15 बनने से रोकता है |
| Date: DMY | 15/08/2026 जैसी भारतीय तारीख़ें (मॉड्यूल 5, लेसन 5 देखें) |
| Do not import column (skip) | जो कॉलम नहीं चाहिए |
4. Destination चुनें
डिफ़ॉल्ट में नतीजा मूल कॉलम और उसके दाईं ओर के कॉलम पर लिख दिया जाता है। Excel डेटा बदलने से पहले पूछता है, पर OK दबाना आसान है। मूल डेटा बचाने के लिए Destination को किसी खाली सेल (जैसे $F$1) पर सेट करें।
5. पूरे नाम तोड़ना
Rahul Kumar Sharma को Space पर तोड़ने से तीन कॉलम बनते हैं; Neha Gupta से दो। नाम एक लाइन में नहीं आते। नामों के लिए आमतौर पर Flash Fill (मॉड्यूल 5, लेसन 3) या TEXTSPLIT बेहतर है।
6. छिपा इस्तेमाल: टेक्स्ट बने नंबर और तारीख़ ठीक करना
एक कॉलम चुनें → Text to Columns → Finish (कुछ बदले बिना)। Excel हर सेल दोबारा पढ़ता है, और टेक्स्ट बने नंबर अक्सर असली नंबर बन जाते हैं। टेक्स्ट तारीख़ ठीक करने के लिए स्टेप 3 में Date: DMY चुनें।
आम गलतियाँ
बगल के कॉलम पर लिख देना। कॉलम को General छोड़ देने से शुरुआती ज़ीरो खो देना। Space सेपरेटर से नाम तोड़ना और बेतरतीब कॉलम पाना।