समझिए
सफ़ाई अच्छी है। सफ़ाई की ज़रूरत ही न पड़े, यह और अच्छा है।
1. आसान ड्रॉपडाउन
- C2:C100 चुनें (Payment Mode कॉलम)।
- Data → Data Validation → Allow: List।
- Source:
Cash,UPI,Card,Cheque - OK।
अब हर सेल में ड्रॉपडाउन तीर दिखता है, और "upi payment" टाइप करना रिजेक्ट हो जाता है।
2. रेंज से ड्रॉपडाउन (बेहतर)
Payment options को Lists!D2:D5 में रखें, इस रेंज का workbook name PayModes बनाएँ, फिर Source दें: =PayModes।
विकल्प जोड़ने पर लिस्ट अपने आप बढ़े, इसके लिए उसे Table (Ctrl + T) में बदलें और Formulas → Define Name से नाम दें, जैसे PayModes = टेबल का कॉलम। फिर Source: =PayModes।
3. दूसरे नियम
| Allow | नियम का उदाहरण | क्या रोकता है |
|---|---|---|
| Whole number | 1 और 100 के बीच | 0, 500 या 2.5 मात्रा |
| Decimal | 0 से ज़्यादा | नेगेटिव कीमत |
| Date | 01-04-2026 और 31-03-2027 के बीच | वित्त वर्ष से बाहर की तारीख़ें |
| Text length | 10 के बराबर | 9 या 11 अंकों वाले मोबाइल नंबर |
| Custom | =COUNTIF($B:$B, B2)=1 |
कॉलम B में डुप्लिकेट एंट्री |
4. Input message और error alert
- Input Message टैब: सेल चुनने पर दिखने वाला संकेत ("10 अंकों का मोबाइल नंबर डालें")।
- Error Alert टैब, तीन स्टाइल:
- Stop — गलत एंट्री की अनुमति नहीं।
- Warning — पूछता है "जारी रखें?"।
- Information — सिर्फ़ सूचना देता है, एंट्री होने देता है।
Excel के डिफ़ॉल्ट मैसेज की जगह अपना मैसेज लिखें।
5. Dependent ड्रॉपडाउन (INDIRECT तरीका)
लक्ष्य: A2 में Category चुनें; B2 के Product ड्रॉपडाउन में सिर्फ़ उसी कैटेगरी के प्रोडक्ट दिखें।
स्टेप 1 — Lists नाम की शीट पर लिस्ट:
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Electronics | Furniture |
| 2 | Laptop | Chair |
| 3 | Mobile | Desk |
| 4 | Printer | Almirah |
स्टेप 2 — नामित रेंज। A1:B4 चुनें → Formulas → Create from Selection → Top row टिक करें। अब Electronics = A2:A4 और Furniture = B2:B4।
स्टेप 3 — पहला ड्रॉपडाउन A2 में: पहले Categories नाम को Lists!$A$1:$B$1 से जोड़ें, फिर List, Source =Categories दें।
स्टेप 4 — दूसरा ड्रॉपडाउन B2 में: List, Source:
=INDIRECT($A2)
INDIRECT टेक्स्ट "Furniture" को Furniture नाम की रेंज में बदल देता है। दोनों सेल नीचे कॉपी करें।
नियम: रेंज के नाम में स्पेस नहीं हो सकता। "Home Decor" जैसी कैटेगरी के लिए रेंज का नाम Home_Decor रखें और =INDIRECT(SUBSTITUTE($A2, " ", "_")) इस्तेमाल करें।
6. जानने लायक सीमाएँ
Validation वाले सेल में डेटा पेस्ट करने पर नियम बायपास हो जाता है। Validation लगाने से पहले डाला गया डेटा भी नहीं जाँचा जाता। ऐसे डेटा को ढूँढने के लिए Data → Data Validation (तीर) → Circle Invalid Data।
Category बदलने पर पहले से चुना Product अपने आप साफ़ नहीं होता। Product साफ़ करके दोबारा चुनें या check formula से mismatch दिखाएँ। Text length = 10 सिर्फ़ अक्षरों की संख्या जाँचता है, सभी अक्षर अंक हैं या नहीं यह नहीं। Stop alert typed entries पर है; pasted और पुराने डेटा की अलग जाँच करें। Microsoft की validation गाइड देखें।
आम गलतियाँ
लिस्ट में कॉमा के बाद स्पेस लिखना (Cash, UPI से " UPI" स्पेस के साथ बनता है)। रेंज को $ से लॉक न करना। dependent ड्रॉपडाउन के लिए रेंज के नाम में स्पेस। यह मानना कि validation कॉपी-पेस्ट से बचाता है।