समझिए
1. सॉर्टिंग का सुनहरा नियम
डेटा के अंदर एक सेल पर क्लिक करें (अकेला कॉलम न चुनें)। तब Excel पूरी टेबल चुनता है और हर रो को एक साथ रखता है।
अगर सिर्फ़ एक कॉलम चुनकर सॉर्ट करें, तो Excel चेतावनी देता है "Expand the selection?"। हमेशा Expand चुनें। "Continue with the current selection" सिर्फ़ उस कॉलम को सॉर्ट करता है और डेटा गड़बड़ा देता है — Rahul की बिक्री Neha की रो में पहुँच जाती है।
2. झटपट सॉर्ट
Data → A→Z या Z→A, चुने हुए सेल वाले कॉलम के हिसाब से सॉर्ट करता है।
3. मल्टी-लेवल सॉर्ट
Data → Sort:
- Region से सॉर्ट, A से Z।
- Add Level → फिर Sales से, बड़े से छोटे।
नतीजा: रीजन एक साथ, और हर रीजन में सबसे ज़्यादा बेचने वाला सबसे ऊपर। My data has headers टिक होना चाहिए।
Cell Color या Font Color से भी सॉर्ट कर सकते हैं — डुप्लिकेट हाइलाइट करने (लेसन 1) के बाद काम का।
4. कस्टम सॉर्ट क्रम
वर्णमाला क्रम हमेशा सही नहीं होता: East, North, South, West या High, Low, Medium अजीब लगते हैं।
Sort डायलॉग में → Order → Custom List… → अपना क्रम लिखें, हर लाइन में एक:
High
Medium
Low
→ Add → OK। अब सॉर्ट इसी क्रम में होगा। हफ़्ते के दिन और महीने पहले से मौजूद हैं।
हर फ़ाइल में लिस्ट दोबारा इस्तेमाल करनी हो तो: File → Options → Advanced → Edit Custom Lists। बोनस: "High" टाइप करके फ़िल हैंडल खींचें — Excel Medium, Low भर देगा।
5. Filter
चालू करें: Ctrl + Shift + L (या Data → Filter)। हेडर पर तीर दिखने लगते हैं।
| फ़िल्टर का प्रकार | उदाहरण |
|---|---|
| Text Filters | "Sharma" शामिल हो, "P10" से शुरू हो |
| Number Filters | 50000 से ज़्यादा, Top 10, औसत से ऊपर |
| Date Filters | This Month, Last Quarter, या ट्री में महीने टिक करें |
| रंग से | सिर्फ़ लाल (डुप्लिकेट) सेल |
कई कॉलम पर लगे फ़िल्टर साथ काम करते हैं (AND): Region = North और Sales > 50000।
सब हटाएँ: Data → Clear। हेडर पर फ़नल आइकन बताता है कि कौन-सा कॉलम फ़िल्टर है।
6. फ़िल्टर के हिसाब से योग — SUBTOTAL
SUM छिपी रो भी जोड़ता है। इसकी जगह:
=SUBTOTAL(9, E2:E500) → सिर्फ़ दिखने वाली रो का योग
=SUBTOTAL(3, A2:A500) → दिखने वाली भरी रो की गिनती
SUBTOTAL फ़िल्टर से छिपी रो को अनदेखा करता है। हाथ से छिपाई रो भी अनदेखी करनी हों तो 9 की जगह 109 इस्तेमाल करें।
7. सिर्फ़ दिखने वाली रो कॉपी करें
फ़िल्टर → नतीजा चुनें → Alt + ; (सिर्फ़ दिखने वाले सेल चुनें) → Copy → Paste। वरना कुछ मामलों में छिपी रो भी कॉपी हो सकती हैं।
8. Excel 365: SORT और FILTER फ़ंक्शन
=SORT(A2:E100, 5, -1) → कॉलम 5 से, बड़े से छोटे
=FILTER(A2:E100, C2:C100="North")
ये डेटा के साथ अपडेट होने वाली सॉर्ट/फ़िल्टर की हुई लाइव कॉपी बनाते हैं। विस्तार से आगे के ट्रैक में।
आम गलतियाँ
सिर्फ़ एक कॉलम सॉर्ट करना। हेडर का डेटा में सॉर्ट हो जाना (My data has headers टिक नहीं)। फ़िल्टर वाले डेटा पर SUM लगाकर गलत योग बताना। फ़िल्टर चालू है यह भूलकर सोचना कि रो ग़ायब हैं।